Técnicas de Gestão do Tempo
Se tiver funções de gestão ou supervisão, verá que tem muitas
coisas a correrem em simultâneo e a empresa deseja que entregue
os resultados em todos os projetos paralelos, mesmo que você seja
apenas um.
Por isso, o objetivo de gestão de tempo não deverá ser o de
encontrar mais tempo nas horas do dia, mas sim usar o tempo que
tem de forma eficiente. É preciso praticar para ir conhecendo o
sistema que melhor funciona com o seu corpo. Por exemplo, pode
ser uma pessoa madrugadora ou não e isso influenciará a forma
como abordar os problemas do dia.
Uma forma de analisar a forma como gasta o seu tempo é fazendo
um diário das tarefas e do tempo que gastou. Aponte tudo o que fez
tarefas importantes, tarefas insignificantes, pausas e deslocações.
Faça isso durante uma semana e analise os resultados no final,
para ver se gastou o tempo nos sítios em que devia ou não.
Faça uma lista de tarefas do dia, antes de começar a trabalhar.
Idealmente essa lista deveria ser feita no final do dia anterior,
com a indicação da importância. No dia seguinte, comece logo a
trabalhar sem interrupções na tarefa mais importante e vá seguindo
para as tarefas menos importantes. Se não conseguir fazer tudo
durante o dia, pelo menos sabe que fez as tarefas mais importantes.
Aprenda também a deixar o seu local de trabalho organizado no
final do dia. Não perde mais de cinco minutos e quando chegar
no dia seguinte vai ter uma sensação muito agradável.
Aprenda a fazer a distinção entre as tarefas que pode delegar
e as tarefas que tem mesmo de fazer. Escolha fazer aquelas que
mais ninguém poderá fazer e que tenham a máxima importância na
sua função para o bem da empresa onde trabalha.
Quando está a trabalhar nas tarefas importantes, faça tudo o que
estiver ao seu alcance para não ser interrompido. Desligue o
telefone, não veja o e-mail, coloque um sinal a dizer ‘ocupado’.
Não esteja constantemente a ver o seu e-mail. Desligue os alertas
e leia os e-mails todos durante horas certas do dia. Por exemplo,
duas vezes por dia, uma de manhã e outra de tarde.
Aprenda a organizar a sua informação para não perder tempo à
procura, quando devia estar a trabalhar.
É muito importante deixar espaços vagos na agenda, para
pequenos imprevistos e principalmente para poder parar
frequentemente e analisar o que já fez o que falta fazer e
retomar o rumo certo para ter um dia produtivo.
Aprenda a gerir reuniões, porque são uma das principais formas
de perder tempo das empresas.
A gestão de tempo é uma disciplina que requer algum
planejamento e muita vontade de ser produtivo. Mas é também uma
forma de fazer o seu trabalho motivado durante o tempo em que
está na empresa e depois ir para sua casa e aproveitar o resto do
tempo para si, para relaxar com a família e ganhar forças para o
dia seguinte. Com uma correta gestão do tempo irá viver mais
saudavelmente.
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